Millhaus Dos & Don’ts: Eventplanung

 
 

Millhaus Dos & Don'ts:
Eventplanung

Vom Skateboard-, Snowboard- oder BMX-Contest über Konzerte und Ausstellungen bis hin zum Produktlaunch und Messeauftritt – Millhaus hat in den vergangenen Jahren eine Vielzahl an Events konzipiert und umgesetzt.
Und obwohl es jedes Mal neu und anders ist, so gibt es doch ein paar Grundregeln, Tipps und Tricks, die man immer im Hinterkopf behalten sollte. Unsere Eventprofis Michelle und Sina erklären euch mal worauf man achten muss, wenn man ein Event plant! Da gibt es nämlich so einiges. Am Ende ist es uns wichtig, dass vom Kunden über die Künstler & Athleten bis zu den Besuchern alle Beteiligten mit dem Outcome happy sind und durch die Veranstaltung einen Mehrwert erhalten.

Aber lest am besten selbst:

Dos

– Plan!
Wichtigste Regel – Hab einen Plan für alles! Es kommt immer anders als man denkt und genau darauf sollte man vorbereitet sein. Möchte der Kunde abends noch eine Flasche Champagner für den Geburtstag eines Kollegen bestellen, hab das entsprechende Kleingeld in der Tasche. Steigen die Temperaturen im Sommer in die Höhe und das Festival ist kurz vorm Kollabieren, ruf die Feuerwehr an und lasse sie die „Dusche“ anmachen. Etc. Und wenn Du wirklich mal keinen Plan hast, siehe Don’t No.1.

– Funkgeräte!
Leute mit Funkgeräten sehen nicht nur wichtig aus, sie sind es meist auch. Vor allem helfen Sie dem Team in stressigen Situationen über weite Distanz und ohne viel Aufsehen in Kontakt zu bleiben. Und ja, man fühlt sich ein bisschen wie beim Secret Service.

– Labello und Handcreme!
Jeder der schon mal ein Event von Aufbau bis Feierabendbier betreut hat, kennt das Phänomen der Eventlippen und –hände. Egal wie viel Du trinkst oder machst, nach ungefähr fünf Stunden hast Du raue, trockene Lippen und die Hände bekommen die ersten Einrisse. Daher sind zwei der wichtigsten Tools für den Eventtag – Labello und Handcreme.
Pro Tipp: Nach einem Sommer mit 34 Festivals: Kaufmanns Kinder- & Hautcreme!

– Spaß!
Egal wie stressig es sein mag, wie viel schief gelaufen ist und wie nervig die Situation gerade ist – hab Spaß bei der Arbeit. Und wenn dir mal nicht danach ist – scheiß drauf und schau wenigstens happy ;)

– Feierabendbier mit dem Team!
Ob mit oder ohne Alkohol, nach einem anstrengenden Event zusammensitzen und sich für die geleistete Arbeit feiern ist das beste Gefühl. Noch besser ist es nur danach endlich schlafen zu gehen.

– Immer vorbereitet sein!
Ein gut ausgestattetes Produktionsbüro kann Leben retten. Außerdem – Gaffa Tape und Kabelbinder haben noch jedes Event gerettet.

– Outdoor Event geplant?
Immer den Wetterbericht kennen und den Regenradar beobachten!

– Immer mit Profis arbeiten!
Auch die Auswahl der Dienstleister ist eine Kunst. Nichts raubt mehr Nerven als unzuverlässige / unprofessionelle Dienstleister auf einem Event.

Don'ts:

– Stressen und stressen lassen.
Jedes Event ist stressig egal wie gut man alles geplant hat. Es gibt immer Unwägbarkeiten die man nicht vorhersehen konnte und in diesen Situationen heißt es Ruhe bewahren.

– Zu wenig Trinken und Essen.
Denn Du bist nicht Du, wenn du hungrig bist.

– Alkohol.
Auf fast jedem Event fließt Alkohol. Bei dem einen eher gemäßigt, bei dem anderen eher maßlos. Egal wie sehr man Bock auf ein kühles Bier hat oder wie oft man vom bereits angeheiterten Kunden auf einen Shot eingeladen wird – kenn dein Limit! Niemand braucht einen Praktikanten, der dem Vorstand vor die Füße kotzt. Niemand!

– Entspannungsmodus.
Die Aufgabe ist erledigt, also kann ich ja jetzt entspannen? Genau diese Einstellung hilft auf dem Event wirklich niemanden. Selbst wenn der eigene Job erledigt ist, sollte jeder im Team darauf achten, dass er den Kollegen hilft. Mit offenen Augen durch die Welt laufen und sehen wo man helfen kann. Das gilt auf Events und auch im Alltag!

– Unvorbereitet in den Abbau gehen.
Klar die Zeit ist knapp bis die Türen aufgehen und die Verpackungsmaterialen etc. sind nervig und stehen im Weg herum. Trotzdem ist das höchste Gebot Ordnung halten! Sowohl im Produktionsbüro als auch „hinter den Kulissen“. Je länger das Event gedauert hat umso schneller möchte man danach nach Hause. Da hilft es sich beim Aufbau schon einen Plan für den Abbau zu machen und Verpackungsmaterialen etc. sinnvoll strukturiert irgendwo zu lagern. Hast Du nachts um vier noch Lust die Kiste zu suchen?
Kurz vor Event Ende ist eine Abbaubesprechung mit dem Team unabdingbar. Dann weiß jeder genau was er wann macht und keiner hat Leerlauf.
Zudem wird hier bereits der Plan geschmiedet was in welchem Fahrzeug das Event wohin verlässt und wo es eingelagert wird. Danach werden die Fahrzeuge gelagert und die Kisten gepackt.
Pro Tipp: Aufkleber in unterschiedlichen Farben je Zielort vorbereitet haben. Nur noch schnell den Inhalt drauf schreiben und man spart sich das Sortieren am nächsten Tag.
Auch wenn die letzte Kiste verpackt wurde, ist die Arbeit noch nicht ganz vorbei. Eine ordentliche Dokumentation und Nachbereitung darf niemals vernachlässigt werden!

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